Qué es la combinación de correspondencia (mail merge)

La combinación de correspondencia es el proceso de fusionar un documento base (la plantilla) con un conjunto de datos estructurados (la fuente) para obtener múltiples documentos individualizados. Es la técnica que hay detrás de las cartas personalizadas de los bancos, los diplomas de un curso o los correos transaccionales de una tienda online. La plantilla contiene texto fijo y campos de combinación; la fuente de datos aporta un valor distinto para cada campo en cada registro.

Frente a hacerlo con un procesador de textos de escritorio, una herramienta web como esta tiene tres ventajas: no requiere instalar nada, funciona igual en cualquier sistema operativo y no sube tus datos a ningún servidor, lo que importa cuando la tabla contiene nombres, importes o direcciones de clientes.

Cómo se escribe una plantilla

Una plantilla es texto normal en el que marcas los huecos que se rellenarán con datos. Esta herramienta admite cuatro sintaxis de campo, para que puedas reutilizar plantillas que ya tengas:

• {{campo}} — llaves dobles, el estándar de Handlebars y Mustache.
• {campo} — llaves simples, típico de str.format de Python.
• [campo] — corchetes, habitual en documentos legales y administrativos.
• %campo% — porcentajes, estilo variables de entorno de Windows.

Además, cada campo acepta transformaciones encadenadas con una barra vertical:

Puedes combinarlas: {{ciudad|default:Madrid|mayus}} devuelve MADRID cuando no hay dato.

Cómo se preparan los datos

La fuente de datos se pega en el segundo cuadro y admite dos formatos:

1. CSV o TSV con cabecera. La primera línea son los nombres de los campos y cada línea siguiente es un registro. El delimitador (coma, punto y coma, tabulación o barra vertical) se detecta de forma automática, y se respetan los valores entre comillas que contengan el propio delimitador. Es el formato que exportan Excel, Google Sheets y casi cualquier base de datos.
2. Pares campo = valor (un solo registro). Útil para generar un único documento: una línea por campo, por ejemplo alumno = Elena Torres. La herramienta detecta este formato y produce un documento en lugar de una tabla.

El botón «Detectar campos» compara los marcadores de la plantilla con las columnas de los datos y marca en verde los que encajan y en rojo los que faltan, para que no descubras un hueco sin rellenar después de generar 200 cartas. Si necesitas transformar una lista vertical en una fila CSV, o al revés, te ayudarán el convertidor de columnas de texto a filas y el convertidor de filas de texto a columnas.

Ejemplo completo: recordatorio de pago

Plantilla:

Estimado/a {{cliente}}:

Le recordamos que la factura {{factura}} por importe de
{{importe}} EUR vence el {{vencimiento}}. Rogamos regularice
el pago para evitar recargos.

Un saludo.

Datos (delimitados por punto y coma):

cliente;factura;importe;vencimiento
Comercial Vega S.L.;F-2024-018;1.240,00;15/09/2026
Talleres Ríos;F-2024-019;380,50;20/09/2026

Resultado (con encabezado numerado y separador entre documentos): dos cartas completas, cada una con su cliente, su número de factura y su fecha, listas para copiar en el gestor de correo o pegar en un documento e imprimir.

Opciones de formato de salida

• Separador entre documentos: línea divisoria, doble salto de línea, salto de página (\f, para imprimir cada documento en su hoja) o encabezado numerado del tipo «Documento 3 de 40».
• Campo sin dato: puedes dejar el marcador visible (para detectarlo), sustituirlo por una cadena vacía o escribir «(sin dato)».
• Recorte de celdas: elimina espacios sobrantes al principio y al final de cada valor.
• Omitir filas vacías: ignora líneas en blanco intercaladas en la tabla, habituales al copiar desde una hoja de cálculo.

Casos de uso frecuentes

• Atención al cliente: respuestas tipo con el nombre, el número de pedido y la fecha de entrega de cada persona.
• Recursos humanos: cartas de oferta, certificados de asistencia, comunicaciones de nómina.
• Educación: diplomas y boletines de notas a partir de la lista de alumnos.
• Comercio electrónico: descripciones de producto homogéneas cambiando marca, modelo y medidas.
• Desarrollo: generación de archivos de configuración o de datos de prueba a partir de una tabla.

Plantillas frente a variables: cuándo usar cada herramienta

Si tienes muchos registros y quieres un documento por cada uno, esta es tu herramienta. Si en cambio tienes un solo texto con marcadores y una lista de valores para resolverlos una vez (por ejemplo, un archivo de configuración con ${host} y ${puerto}), es más directo el reemplazador de variables en texto, que además resuelve variables anidadas. Y si lo que buscas es cambiar todas las apariciones de una palabra por otra, sin campos ni datos, usa el buscar y reemplazar.

Herramientas relacionadas en porcentaje.net

• Reemplazador de Variables en Texto: resuelve marcadores de un texto con un único juego de valores.
• Buscar y Reemplazar Texto Online: sustituye cadenas concretas con o sin expresiones regulares.
• Convertidor de Columnas a Filas: prepara tus datos para pegarlos como CSV.
• Contador de Palabras: comprueba la longitud de cada documento generado.
• Agrupador de Líneas de Texto: divide el resultado en lotes para enviarlo por partes.

Preguntas Frecuentes (FAQ)